Проведение эффективных встреч имеет большое значение для бизнеса. Вот несколько практических предложений о том, как проводить успешные деловые встречи.

1. Встречи лучше планировать заранее, по крайней мере, за неделю вперед.

2. Встречи лучше всего проводить в наиболее плодотворное время рабочего дня, лучше в его начале.

3. Нужно спланировать повестку дня, которую необходимо согласовать минимум за три дня перед встречей.

4. Во время встречи строго придерживаться повестки дня и выделенного времени.

5. Нужно определить ответственных участников встречи по каждому пункту повестки дня.

6. Нужно заранее определить ресурсы, необходимые для проведения деловой встречи

7. Участвовать во встрече должны только те люди, которые действительно могут внести полезный вклад.

8. Начинать и заканчивать встречу необходимо вовремя.

9. Необходимо проводить 5-10 минутные перерывы каждый час для встреч, которые длятся дольше, чем один час.

10. У всех участников встречи должен быть свой блокнот, ноутбук.

Некоторые ключевые аспекты поведения на встрече:

• - Начинайте каждую встречу с рассказа о последних успехах, это создает положительное начало и настраивает всех участников на хорошие результаты;
• - Избегайте нападок на личность участников;
• - Всегда уважайте высказываемые другими участниками мнения и идеи;
• - Слушайте участников и поменьше перебивайте - таким образом, встречи будут проходить вдвое быстрее;
• - Сосредоточьте все внимание на цели встречи и желаемых ее результатах;

И наконец, вот совет, который действительно работает. Сохраняйте бесценное время, проводя «стоячие» заседания. Если все участники стоят во время встречи, у них будет меньше желания говорить не по делу.

До встречи просто удалите все стулья из конференц-зала и собирайте всех участников вокруг стола зала заседаний. Этот подход идеально подходит для ежедневных или еженедельных встреч, которые обычно должны заканчиваться через 15 - 20 минут, но часто растягиваются на большее время.