Организация пресс-конференции - дело ответственное, которое предполагает выполнение массы действий, как технического, так и творческого характера. Чтобы организовать пресс-конференцию, можно обратиться за помощью к специалистам, фирмам, занимающимся всеми аспектами организации корпоративных мероприятий.

Число таких сервисов ежегодно увеличивается, а это говорит о том, что пресс-конференция в наше время - это неотъемлемая часть каждой уважающей себя организации; мероприятие, имеющее общественную значимость, которое непременно должно быть в поле зрения средств массовой информации.

Если, всё же, руководство фирмы решило организовать пресс-конференцию собственными силами, внимание организаторов нужно будет уделить многим нюансам. А если это не первая организация подобного мероприятия в практике ответственных лиц фирмы, то будучи очень внимательными, они бы смогли выделить 4 мелочи, которые сделают любую пресс-конференцию успешной:

1) Время

Всё рабочее население планеты Земля привыкло находиться на работе в районе 9 часов утра. Но это не значит, что проводить пресс-конференцию целесообразно именно в это время, если Ваше событие, конечно, не мирового масштаба. Иначе после окончания вашего мероприятия будет много недомолвок и о бесед том, кто из присутствующих успел на начало и понял суть конференции. А подведение итогов и коммюнике с трудом прояснят картину происшедшего среди опоздавших журналистов. Самое подходящее время - 11 часов дня, разумная продолжительность - 45 минут. К этому времени все представители СМИ уже имеют в голове чёткий план действий на сегодняшний день, и, побыв на утреннем редакторском совещании, работники прессы уже готовы явиться к Вам без опоздания.

2) Фуршет

Журналист - профессия творческая, а творческие люди, как известно, отличаются своеобразным распорядком дня. И, соответственно, любую возможность перекусить они вряд ли когда-нибудь упустят. Даже не надейтесь! Ближе к полудню организуйте фуршет с несколькими закусками, которые помогут сделать объектом внимания представителей прессы тематику Вашей пресс-конференции, а не их полуголодные желудки. После трапезы позитивное эмоциональное состояние журналистов будет способстваовать формированию общей положительной оценки всего мероприятия. Немного перекусив, плавно переходите к основной части конференции.

3) Техническое оснащение

Как известно, что-то новое и прогрессивное всегда вызывает ярый интерес со стороны общественности. Пусть Ваше мероприятие не столь глобально, но оборудовано оно должно быть самыми последними медийными средствами, начиная мобильными стендами и заканчивая интернет-технологиями. Используйте всё, что может наиболее ярче визуализировать поток информации, передаваемый спикером и докладчиками. Минимум, что Вы должны представить - это мультимедийная презентация, наглядно демонстрирующая преимущества предмета Вашей пресс-конференции, не загромождённая текстовой информацией, грамотно классифицированной и представленной в виде лаконичных тезисов и графиков. Конечно, довольно, смело называть этот аспект мелочью, но приняв участие в организации мероприятиях хотя бы один раз, понимаешь, что эти технические моменты должны восприниматься как должное, и для настоящего профессионала – это одна из мелочей, но, пожалуй, самая, важная.

4) Изюминка

Здесь простор для фантазии организаторов вряд ли кто-нибудь или что-нибудь сможет ограничить, кроме как бюджет, выделенный на организацию конференции. Объект Вашей пресс-конференции будет у всех на устах в том случае, если организаторы привнесут в процесс некую изюминку - то, что нечасто встречается на подобных мероприятиях. Пусть это будет приглашённая звезда, или ...

Изюминка на то и изюминка, что предугадать её - значит потерять интерес к предстоящей конференции. Только учитывать нужно то, что любая изюминка должна иметь к обсуждаемому вопросу непосредственно отношение.